Organizacja konferencji została powierzona mi przez Fundację ENERGIA pod Kontrolą.
Komitet organizacyjny tworzyli czterej fundatorzy Fundacji: NEKO, EL-LINK, ERGO ENERGIA oraz Pomiar Energii. Jako partner zewnętrzny odpowiadałam za uporządkowanie i skoordynowanie całego wydarzenia – od koncepcji, przez logistykę, aż po realizację.
Zakres moich działań szczegółowo opisuję poniżej. Na początek jednak zapraszam do zapoznania się z oficjalną relacją z konferencji opublikowaną na stronie Fundacji.
1. Cel wydarzenia i koncepcja
Do zaplanowania:
- określenie celu konferencji (wymiana wiedzy, networking, rozwój współpracy),
- dobór grupy docelowej (przedstawiciele sieci handlowych + eksperci branżowi), pracownicy i współpracownicy, łącznie ok 20-24 gości,
- decyzja o formule: kameralna konferencja + integracja,
- przygotowanie agendy łączącej część merytoryczną i relacyjną, już na starcie trzeba było jasno zdecydować, czy to wydarzenie jest bardziej eksperckie, sprzedażowe czy relacyjne – tutaj postawiono na miks wiedzy i relacji,
- przygotowanie zaproszeń i rozesłanie ich, aktualizacja listy obecnych na konferencji,
- ankieta przed konferencją (wyżywienie, rozmiar bluzy która wchodziła w skład paczki startowej uczestnika).
2. Wybór lokalizacji i logistyka miejsca
Do zorganizowania:
- wybór obiektu konferencyjnego (noclegi + zaplecze gastronomiczne + mała sala konferencyjna), w lokalizacji do 1h drogi od siedziby organizatora (Rybnik),
- zapewnienie komfortowych warunków do pracy i integracji,
- dopasowanie przestrzeni do charakteru wydarzenia (kameralność, swobodna atmosfera),
- współpraca z obiektem:
- zakwaterowania uczestników,
- dogodna sala do posiłków i networkingu,
- mini sala konferencyjna.
Wniosek:
Miejsce nie jest tylko logistyką – wpływa bezpośrednio na jakość networkingu i otwartość uczestników. W tym zakresie polecam bardzo serdecznie wybrany przeze mnie obiekt. Tym razem referencji zaczerpnęłam na branżowych grupach facebookowych.
3. Program i agenda wydarzenia
Do przygotowania:
- podział wydarzenia na 2 dni:
- dzień 1 → otwarcie, networking i blok tematyczny, integracja,
- dzień 2 → oficjalna prelekcja + wnioski + kierunki działania,
- dobór tematów:
- aktualne wyzwania rynku,
- bariery techniczne i regulacyjne,
- technologie (AI, systemy zarządzania energią),
- zaplanowanie czasu na:
- dyskusje,
- pytania,
- nieformalne rozmowy.
Wniosek:
Agenda elastyczna i dyskusyjna, a nie przeładowana prezentacjami.
4. Obsługa uczestników
Do zorganizowania:
- rejestracja uczestników (na miejscu),
- przygotowanie przestrzeni do networkingu,
- zadbanie o onboarding:
- pierwsze rozmowy,
- integracja od początku wydarzenia,
- stworzenie warunków do swobodnej komunikacji (kameralność, brak presji formalnej),
- przygotowanie paczek powitalnych dla uczestników konferencji,
- czuwanie nad całością wydarzenia.
Wniosek:
Pierwsze 1–2 godziny wydarzenia są kluczowe – decydują o poziomie zaangażowania uczestników. Zadbaliśmy o to, by wszyscy dotarli o zbliżonej godzinie na posiłek.
5. Networking i integracja
Do zaplanowania:
- luźna sesja networkingowa na start,
- przerwy sprzyjające rozmowom (bufet, kawa),
- wieczorna integracja:
- kolacja (np. grill),
- nieformalna atmosfera,
- balans między:
- częścią oficjalną,
- relacyjną.
Wniosek:
Największa wartość biznesowa często powstaje poza agendą – trzeba to świadomie zaprojektować.
6. Catering i zaplecze gastronomiczne
Do zorganizowania:
- bufet przekąsek po części merytorycznej,
- kolacja integracyjna,
- śniadanie dla uczestników,
- serwis kawowy podczas drugiego dnia.
Wniosek:
Catering pełni funkcję nie tylko logistyczną, ale też społeczną – wspiera networking.
7. Komunikacja i przekaz wartości
Do przygotowania:
- prezentacja organizatora (misja, wartości),
- moderowanie dyskusji wokół wspólnych celów,
- budowanie narracji wokół:
- współpracy,
- odpowiedzialności,
- rozwoju rynku.
Wniosek:
Konferencja to również narzędzie budowania marki organizacji i jej pozycji eksperckiej.
8. Moderacja i prowadzenie wydarzenia
Do zapewnienia:
- moderacja dyskusji,
- pilnowanie dynamiki spotkania oraz czasu przeznaczonego na poszczególne blogi, tu zleceniodawca zdecydował tylko o jednej oficjalnej merytorycznej prezentacji i okazało się to strzałem w dziesiątkę,
- aktywizowanie uczestników,
- kierowanie rozmów na praktyczne wnioski.
Wniosek:
Dobrze poprowadzona dyskusja jest ważniejsza niż liczba prezentacji.
9. Efekty i follow-up
Do zaplanowania:
- podsumowanie wniosków po konferencji,
- motywowanie w trakcie imprezy uczestników do wymiany kontaktów między sobą,
- komunikacja po wydarzeniu (relacja, podziękowania),
- potencjalne inicjowanie dalszych projektów.
Wniosek:
Konferencja nie kończy się w dniu wydarzenia – kluczowy jest etap po.
10. Kluczowe czynniki sukcesu
- kameralna formuła,
- odpowiednio dobrana grupa uczestników,
- balans wiedzy i relacji,
- dobrze dobrana lokalizacja,
- przestrzeń na nieformalne rozmowy,
- praktyczny charakter dyskusji.
Podsumowanie
Dziękuję Fundacji ENERGIA pod Kontrolą oraz wszystkim członkom komitetu organizacyjnego za zaufanie i powierzenie mi koordynacji tego wydarzenia. To była dla mnie nie tylko realizacja projektu, ale przede wszystkim możliwość współtworzenia wartościowej przestrzeni do wymiany wiedzy i budowania relacji w branży.
Cieszę się, że wspólnie udało się stworzyć wydarzenie, które łączyło merytorykę z autentycznym networkingiem i realnym potencjałem dalszej współpracy. Wierzę, że wypracowane podczas konferencji kontakty i pomysły przełożą się na konkretne działania biznesowe.
Do zobaczenia przy kolejnych projektach!
Ps. Organizator zadowolony, będzie druga edycja konferencji! 😊
Wiedza to dopiero pierwszy krok. Teraz czas na działanie!
Jeśli po lekturze bloga widzisz, że Twoja sprzedaż wymaga uporządkowania lub nowego podejścia, zapraszam do kontaktu. Pomagam firmom przełożyć teorię i pomysły na realne wyniki w codziennej praktyce handlowej.
